グローバルビジネス時代のクラウド会議システム活用術3

【第3回:超簡単!ビザイア・クラウド・ミーティングを実際に使ってみよう】

 

多額の初期投資が不要になり、月額のレンタル料だけで気軽に利用できるようになったテレビ会議システム。例えば「ビザイア・クラウド・ミーティング」であれば、初期費用無料、月額も機器及び専用線のレンタル料込みでわずか1万9800円であるから、これなら試してみたいと思う人も、きっと多いことだろう。だが同時に、二の足を踏んでいる人もおそらくたくさんいるはずだ。その理由は「クラウド型テレビ会議システムって、なんだか難しそうだ」というイメージ。確かに、これまで本稿においてもPtoP(Peer to Peer)やMCUといった専門用語を多用してきたし、そもそも「クラウド」という言葉自体、よくわからないという人も多いハズ。簡単に言えば、取っ付きにくいわけだ。

ただし、よく考えてほしい。例えばパソコンだって、30年ほど前に登場した「MSX」などは、マニアだけが手を伸ばす趣味嗜好が強かったツールだったのに、今やパソコンはオフィスのデスクに必ず置いてあるビジネスツールへと変化を遂げた。つまり、利便性は操作性の複雑さなどを軽く超越するわけだ。

「いやいや、MSXやMSDOSの時代はコマンド打たなきゃ起動しなかったんだから、今のパソコンとは全然別の代物」と反論する人もいるだろう。でも、それだって今のテレビ会議に当てはまる。現代のデジタル製品は、使いやすいのがポイント。なんせ使用用途が明確な家電には説明書が付いているのに、より操作が複雑そうなiPhoneには説明書が付いていない時代なのである。「ビザイア・クラウド・ミーティング」も説明書を読まなくても、操作できる。そんなUIを備えているのが特徴だ。

次の写真は「ビザイア・クラウド・ミーティング」を起動した時に、最初に現れる初期画面である(写真1)。

見てわかる通り、わずか3つのメニューしか表示されない。選択は、リモコンの左右ボタンと決定ボタンしか使わないから、確かに説明書いらずで利用することができそうだ。

 各メニューの簡単な紹介をしておこう。

●テレビ会議
いわばアドレス帳機能だと思ってもらえればいい。あらかじめ、接続する相手を登録しておき、選択することで呼び出しが可能。1対1で会議を行う場合や、イレギュラーな会議開催時に便利なモードだ。また、「ユーザーIDを入力」ボタンは、主催者が設定した会議室に入る時に使用する(後述)。
●マイ会議室
自分で会議を主催する際に利用する。あらかじめ「会議ID」を伝えておけば、複数拠点からログインしてくる仕組み。複数拠点で会議を行い、かつ開催時間が決まっている定例会議に便利なモードだ。なお、「会議ID」は、この画面の右上にある追加ボタンを押せば表示される。
●会議一覧
これまで参加した会議IDの履歴が表示される。他の2つのメニューに比べて、使用頻度は少ないが、例えば止むを得ず会議を中座して、再び参加し直す場合などに使用すると便利なモードだ。

 

それでは、自分で会議を主催する設定で、操作方法を簡単に紹介しよう。「マイ会議」を選択すると、(写真2)のような画面が表示される。まずは下のメニューでカメラの設定や画面の分割数などを決定する。なお、主催者は接続後、接続先のカメラを操作することもできる。
(写真2)の画面左上、左から3つ目のアイコンが「追加」ボタンだ。これを選択すると、8桁の会議IDが表示される(写真3)。参加者には、この数字を伝達すればいい。
先に触れたように、参加者は、「テレビ会議」メニュー内にある「ユーザーIDを入力」を選択し、会議主催者から伝えられた8桁の数字を入力すれば、会議に参加できる。あとはテレビ画面を見ながら会話をするだけだ。

ちなみに、これらは複数拠点、「ビザイア・クラウド・ミーティング」を導入している場合の例だが、全ての拠点が導入していなくても構わない。タブレットなど、既存のデバイスを使用して、会議に参加することも可能だ。例えば、 ipadにあらかじめ「ビザイア・クラウド・ミーティング」アプリをインストールしておけば、アプリを起動し、会議IDを入力することで会議に参加できる。外出している場合やクライアントとイレギュラーな会話をする際、利用すると便利だ。

このように、「ビザイア・クラウド・ミーティング」の操作方法は、拍子抜けするほど簡単。まず無料体験を活用して、テレビ会議の便利さを実感してほしい。

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